Esnaf ve şirket sahipleri için Schengen vize dosyası

Şirket sahibi bir dosyada sunulan belgelerin çoğu şirketi anlatıyor: kim kurmuş, kim ortak, ne kadar ciro dönmüş. Dosyayı okuyan kişinin cevap aradığı sorular ise senin hakkında: masrafı karşılayabiliyor musun, dönmen için bir sebep var mı. İşletme yapısı olmadan fatura kesip çalışıyorsan zincir başka türlü kuruluyor; onu serbest çalışanlar için vize dosyası sayfasında ayrıca anlattık.

Ticaret sicil gazetesi şirketin kurulduğunu ve kimlerin ortak olduğunu gösterir ama sana ne düştüğünü göstermez. Oda faaliyet belgesi işin bugün hâlâ açık olduğunu gösterir ama ne kazandığını göstermez. Vergi levhası hangi kazanç üzerinden vergilendiğini gösterir ama o rakam bir önceki yıla aittir. Şirket hesap dökümü paranın döndüğünü gösterir ama o para şirketin, senin değil.

Dört belge, dört ayrı doğru ve aralarında senin adına kurulmuş bir bağ yok. Dosyayı okuyan kişi şirketin durumunu değil, seyahat masrafını karşılayacak ve dönecek kişinin durumunu değerlendiriyor. Bu yüzden zincirin son halkası her zaman senin şahsi hesabın oluyor; geri kalan belgeler oradaki hareketin nereden geldiğini açıklamak için var.

Sürekliliği anlatan tek belge ise SGK 4/b tescil ve hizmet dökümü. Bordronun bir çalışanda yaptığı işi, bu profilde o yapıyor: kaydının ne zaman başladığını ve ara verilmeden devam ettiğini gösteriyor. e-Devlet üzerinden barkodlu olarak indirilebiliyor, barkod sayesinde de doğrulanabiliyor.

Yıllık beyanname bir önceki takvim yılını anlatıyor. Gelir vergisi beyannamesi mart, kurumlar vergisi beyannamesi nisan ayında veriliyor. Yaz ortasında başvuruyorsan elindeki en güncel yıllık belge bile bir buçuk yıl öncesinin işini anlatıyor olabilir. Yanına koyduğun banka dökümü ise son üç ayı gösteriyor. İki belge arasında kimsenin doldurmadığı bir dönem kalıyor.

O boşluğu geçici vergi beyannameleri kapatıyor. Dönemler hâlinde verilen bu beyannameler, içinde bulunduğun yılın kazancını gösteren kayıt oluyor ve her dönemin beyannamesi, dönemi izleyen ikinci ayın 17'sine kadar veriliyor. Başvuru tarihine göre elinde hangi dönemin beyannamesinin bulunduğu değişiyor; en güncel olanını mali müşavirinden iste. Beyanname dönemleri mevzuat değişiklikleriyle güncelleniyor, bu yüzden hangi dönemlerin verildiğini de ona sormakta fayda var.

Basit usulde vergilendiriliyorsan bu bölüm sana farklı işliyor. 2021 başından itibaren basit usulde tespit edilen ticari kazanç gelir vergisinden istisna; bu kapsamdaki kazanç için yıllık gelir vergisi beyannamesi verilmiyor, geçici vergi beyannamesi de söz konusu olmuyor. Yani dosyada beyanname satırının karşılığı yok. Yerini vergi levhası, oda kayıt belgesi, esnaf sicil tasdiknamesi, SGK 4/b hizmet dökümü ve hesap hareketleri alıyor; gelirin büyüklüğünü ise hasılat kayıtların ve şahsi hesabındaki düzenli giriş gösteriyor.

Beyannamedeki kâr, harcanabilir gelirinle aynı şey değil. Bu farkı kapatan şey rakamı büyütmek değil, paranın sana geçtiği anı belgelemek: şirket hesabından şahsi hesabına yapılan düzenli transfer, kâr payı dağıtım kararı, huzur hakkı veya ücret ödemesi, şahıs işletmesinde işletmeden çekiş. Dosyada gelir tarafını taşıyan cümle şu oluyor: işletme şu kadar kazandı, bunun şu kadarı şu tarihte şu hesaba geçti.

Aşağıdaki tablo bu profilde sık istenen belgeleri neyi kanıtladıklarına göre ayırıyor. Amaç listeyi uzatmak değil, her satırın dosyada bir soruyu kapatması. Bir belgenin "ne kanıtlar" karşılığı boş kalıyorsa o belge dosyada yer kaplamaktan başka iş görmüyor ve okuyanın dikkatini dağıtıyor.

Belgeleri toplarken sıra da önemli: kimlik ve seyahat belgeleri, işletmenin varlığını gösteren belgeler, kazancı gösteren belgeler, paranın sana geçtiğini gösteren belgeler, dönüş bağını gösteren belgeler. Bu sıra dosyayı baştan sona okunabilir hale getiriyor.

Liste ülkeden ülkeye ve başvuru merkezinden başvuru merkezine değişiyor. Bazı belgelerde güncellik koşulu var, bazıları hiç istenmiyor. Kendi başvuru merkezinin yayımladığı listeyi esas al, bu tabloyu o listenin altını doldurmak için kullan.

Küçük işletmelerde iki hesap iç içe geçer. Market alışverişi şirket kartından, tedarikçi ödemesi şahsi hesaptan, gelen tahsilat bazen birine bazen ötekine. Muhasebe tarafında sonradan düzeltilebilen bu düzensizlik, vize dosyasında iki ayrı sorun üretiyor.

Birincisi: şahsi hesabında gösterilecek düzenli bir gelir kalmıyor. Şirket kartıyla yaşayan bir işletme sahibinin şahsi dökümü, ayda birkaç hareketle boş görünüyor. İkincisi: şirket hesabında sana ait olmayan büyük hareketler var ve bunları gelir gibi sunmak dosyayı zayıflatıyor, çünkü o para şirketin borç ve gider yükümlülüklerine bağlı.

Başvurudan önce yapılabilecek en somut şey, şirketten sana geçen parayı görünür kılmak. Şirket hesabından şahsi hesabına giden transferi aynı açıklamayla, düzenli aralıklarla göndermek tek satırlık ama net bir kanıt oluşturuyor. Üç ay bunu gösterir, altı ay daha iyi gösterir. Bu düzeni kurmak zaman aldığı için başvuru tarihinden geriye doğru planlanması gereken tek konu da bu.

Tek ortaklı bir şirkette "işletme benim" demek kolay. İki ya da üç ortaklı bir yapıda dosyanın cevaplaması gereken ek bir soru var: bu şirketin ne kadarı senin ve şirketi kim temsil ediyor? Bu soru cevapsız kaldığında ciro büyük görünse bile sana düşen kısım belirsiz kalıyor.

Ticaret sicil gazetesi ortakların adını ve pay dağılımını gösteriyor. Yalnızca kuruluş gazetesini koymak yetmiyor; pay devri, adres veya müdür değişikliği olduysa son değişikliğin yayımlandığı gazete de dosyada olmalı. Temsil yetkisini ise limited ve anonim şirketlerde noterden alınan imza sirküleri, şahıs işletmelerinde imza beyannamesi gösteriyor. Esnaf ve sanatkâr sicilinde kayıtlıysan ticaret sicil gazetesi yerine esnaf sicil tasdiknamesi ve oda kayıt belgesi geçiyor.

Ortaklık payının küçük olması dosyayı zayıflatmıyor, belirsiz olması zayıflatıyor. Küçük paylı bir ortaksan geliri pay oranı üzerinden anlatmak yerine aldığın ödeme üzerinden kurmak daha net: kâr payı dağıtım kararı, huzur hakkı ödemesi ya da şirketten aldığın ücret. Ayrıca başka bir işte bordrolu çalışıyorsan asıl gelir belgen orası olur, ortaklık ikinci gelir kalemi olarak durur.

Turizm, tarım, inşaat, organizasyon, okul servisi, tekstil. Bu işlerde ciro yıla eşit dağılmıyor ve standart üç aylık hesap dökümü işin en sessiz üç ayına denk gelebiliyor. Ocak ayında alınan bir döküm ekim–aralık arasını gösteriyor; yazın çalışan bir pansiyon işletmesi için o döküm, işin durduğu dönemi belgeliyor.

Çözüm dökümü kısaltmak değil uzatmak. Üç ay yerine on iki aylık döküm istendiğinde hareket eğrisi görünür oluyor: sezonda giren para, sezon dışında eriyen bakiye, bir önceki yıl tekrarlanan aynı desen. Tekrar eden bir desen, düzensizlikten farklı bir şey anlatıyor. Geçen yılın aynı dönemine ait dökümü de eklemek bu tekrarı ikinci kez gösteriyor.

Deseni niyet mektubunda tek cümleyle bağlamak da mümkün: "İşletmem mayıs–eylül arasında çalışıyor, seyahat tarihim kasım" cümlesi hem gelirin neden o aylarda yoğunlaştığını hem de neden tam o tarihte gidebildiğini aynı anda açıklıyor. Aynı cümle dönüş tarihini de mantıklı kılıyor, çünkü bir sonraki sezonun hazırlığı seni işin başına bağlıyor.

Bordrolu bir başvuruda dönüş bağını izin yazısı kuruyor: işveren tarihleri yazıyor, dönüşte iş devam ediyor. Kendi işinin sahibiysen o yazıyı sen imzalıyorsun. Şirket antetli, kaşeli ve imzalı bir seyahat dilekçesi yine dosyaya giriyor ama kendi kendine verdiğin izin tek başına dönüş bağı kurmuyor; değerini içindeki somut bilgi belirliyor.

Bu profilde dönüş bağı, işin sensiz durmadığını değil senin dönmene bağlı olduğunu gösteren şeylerden kuruluyor: işyeri kira sözleşmesi, devam eden bir sipariş veya sözleşme, sen yokken işi yürütecek kişinin adı ve yetkisi, tapu, araç ruhsatı, aile bağları. "İşimin başına döneceğim" cümlesi bir şey anlatmıyor; "3 Aralık'ta teslim edilecek bir siparişim var, üretim ekimde başladı" anlatıyor.

Bir de sık atlanan bir ayrım var: seyahat masrafını kim ödüyor. Turistik başvuru yapıp bileti ve oteli şirket hesabından ödediysen ve bunu hiçbir yerde açıklamadıysan, dosyada birbirini tutmayan iki bilgi oluşuyor. Masrafı şirket karşılıyorsa şirket antetli bir yazıyla belirtmek bunu çözüyor. Seyahatin fuar, tedarikçi ziyareti veya iş görüşmesi gibi bir amacı varsa davet yazısı ya da fuar kaydı dosyanın türünü değiştiriyor; o durumda turistik liste yerine ticari başvuru listesine bakmak gerekiyor.